Plekgedoe in teams

Wie met een systemische bril naar organisaties kijkt, kijkt niet naar personen, maar naar ‘plekken’ en naar het grotere geheel. Een organisatie is een systeem (maar maakt ook weer deel uit van grotere systemen), een afdeling of team is een systeem, en ieder individu vormt op zichzelf al een systeem. Ieder systeem heeft een aantal basisbehoeftes (waarover ik je hier eerder vertelde). 

Als de oorsprong en alles wat heeft geleid tot wat er nu is niet worden erkend, of als de ordening van het systeem onduidelijk is, of niet alles en iedereen er echt bij hoort en een logische plek heeft, of als op enig niveau de balans van geven en ontvangen niet meer klopt, dan zijn dat verstoringen in het systeem en gaat het systeem ‘symptomen’ vertonen om deze verstoring te verhelpen. De kracht van het systeem is zelfs gróter dan de kracht van de individuen waaruit het bestaat. Tegen systeembehoeftes is nauwelijks weerstand te bieden. Want het systeem wil compleet zijn en in balans.

Deze verstorende symptomen kun je bestrijden (zoals bijvoorbeeld met mediation ;-). Van een ‘lastige medewerker’ kan afscheid genomen worden, niet-functionerende teams kun je opnieuw samenstellen, en op plekken waar het niet naar wens gaat worden soms nieuwe personen gezet.
Maar feitelijk is dat dan niet meer dan wat een paracetamol bij hoofdpijn is. Want welk grotere geheel en welke grotere dynamiek máákt dat iemand ‘lastig’ doet, of dat er veel verloop is, of dat een team in twee jaar tijd nu de vierde manager verslijt waarmee de doelen óók niet behaald worden?

Soms is paracetamol een uitstekende remedie bij hoofdpijn. En lang niet alles heeft een systemische oorzaak. Dus probeer vooral eerst die paracetamol. Maar als er sprake is van patronen - zaken die terugkeren door de tijd heen of op verschillende plekken in de organisatie - is het raadzaam eens uit te zoomen en met een systeembril op te kijken naar wat zich aandient. Of zoals Jan Jacob Stam en Barbara Hoogenboom zeggen in hun boek ‘Tegen de stroom mee’: “Een probleem wil niet worden opgelost. Het wil slechts gezien worden.” Het symptoom verraadt iets over een grotere kwestie die aandacht wil.

Hieronder licht ik vijf veel voorkomende patronen uit die zich voordoen in organisaties en teams (gebaseerd op de sheets van de opleiding ‘Systemisch adviseren’ die ik momenteel volg bij het Bert Hellinger Instituut). Mocht je er een herkennen, is het zinvol daar eens vanuit systemisch perspectief naar te kijken. 

1. De onduidelijke plek. Deze herken je doordat mensen afhaken. Ze weten niet waar iemand staat of waar iemand bijhoort. Hoort bijvoorbeeld de coördinator van het team (gekozen uit ‘één van ons’) bij ons team of bij het management? Hierbij helpt bewustwording en expliciete erkenning van iemands ‘ingewikkelde’ positie. Wees (vooraf het liefst) bewust van de winst (bijv. managementervaring) en de prijs (bijv. niet meer helemaal bij het oude team horen) van het innemen van deze plek. Wees duidelijk over de kaders ervan (waar gaat iemand op deze plek wel en niet over en hoe lang geldt dat?), en contracteer (bij deze persoon, maar ook bij anderen) het bestaansrecht van deze plek.

2. De belaste plek. Deze herken je aan het grote verloop op deze plek. Persoon na persoon krijgt het niet voor elkaar goed te functioneren in deze rol. Vervanging is geen oplossing. Dit gebeurt als er niet goed is afscheid genomen van de persoon die deze plek verliet. Oude teamleden kunnen zich (onbewust) nog identificeren met de vertrokken persoon. Je maakt deze plek ‘schoon’ door alsnog goed afscheid te nemen, door de erkennen wat deze persoon heeft bijgedragen (‘the good, the bad, and the ugly’). De vertrokken persoon zelf hoeft hier niet bij betrokken te worden, zo lang deze persoon maar erkend wordt als voormalige bijdrager aan het systeem. Al is goed afscheid nemen van personen op het moment van vertrek altijd een goed idee.

3. De nog bezette plek. Dit is een andere manier waarop een plek nog ‘bezet’ is door een voorganger. De nieuwkomer komt niet uit de verf en teamleden refereren nog regelmatig aan hoe de voorganger het deed. Het kan zelfs zijn dat de voorganger zich nog feitelijk bemoeit met de plek (en langs komt of tips geeft). Wat ook hier nodig is, is goed afscheid nemen. De voorganger wordt bedankt voor wat hij bracht en nalaat, dat wat hij nalaat is niet langer van hem (‘daar ga je niet meer over’), en zijn persoonlijke kwaliteiten neemt hij mee (wie goed afscheid neemt zegt niet ‘we gaan je humor missen’, maar ‘we hebben genoten van je humor, en dat neem je nu met je mee naar je nieuwe plek’).

4. De gecreëerde plek. Dit is een plek die gecreëerd is om iemand voor het systeem te behouden of ‘aan het werk te hebben’. Denk ook aan reïntegratieplekken. (Uiteraard kan er ook een nieuwe plek gecreëerd worden omdat daar daadwerkelijk behoefte aan is.) Deze persoon gaat hard werken om het bestaansrecht van de plek te bewijzen, maar het systeem haakt er niet op aan. Het werk voelt zinloos en wordt niet gezien. De uitdaging is de plek een echte positie in het geheel te geven (bij welk team hoort deze plek?) en bestaansrecht (hoe draagt het bij aan wat?) expliciet te maken.

5. De verstopte leider. Tot slot het fenomeen dat anderen de ‘last’ van de leider gaan dragen. Dit leidt in de regel tot hoog ziekteverzuim want mensen geven meer dan waarvoor ze ‘besteld’ zijn en hun balans van ‘geven en ontvangen’ raakt in het geding. Een systeem is het sterkst als ieder op zijn eigen plek staat. Het helpt om helder te hebben welke taak bij wie hoort en te stimuleren dat eenieder draagt wat van hem is. En ook om geen oneigenlijk beroep op iemand te doen. Gaan staan op de plek van je manager (of eigenlijk erbóven, want je 'weet het beter') heet ‘parentificatie’. Het is feitelijk een ‘noodinterventie’ van het systeem om te zorgen dat taken gebeuren die moeten gebeuren; de leidinggevende laat een zuigend vacuüm en iemand uit het systeem pakt de taken op (en betaalt daar dan waarschijnlijk een prijs voor want dit is iets wat niet aan hem is).

Tot zover patronen en ‘plekgedoe’. Herken je het? Of heb jij een casus waarin wellicht sprake is van plekgedoe?Ik vind het interessant (en leerzaam) daarover met je te sparren. Dus laat het weten.